نبدأ من النهارده سلسلة جديدة أقوى، فيها Workflows بتساعدك تدخل فلوس فعلًا مش مجرد تحسينات نظرية.
فيه ناس بتضيع فرص كتير جدًا مش لأن شغلهم وحش… لكن لأنهم بيتأخروا في الرد على العميل، أو بيردوا رد عام، أو بيكتبوا عرض سعر “كوبي بيست” مش مناسب للحالة. Workflow النهارده بيحل المشكلة دي بطريقة عملية جدًا: أي عميل يملأ فورم بسيط، النظام يبني لك Proposal مخصص تلقائيًا (عرض سعر + خطة تنفيذ مختصرة + Timeline) ويتحفظ عندك، ولو حبيت يتبعت للعميل فورًا. ده مش كلام نظري، ده Workflow قابل للتنفيذ ومطلوب جدًا عند الفريلانسرز والوكالات وكل اللي بيقدم خدمات.
فكرة الـ Workflow باختصار إننا هنستخدم Form خارجي لجمع بيانات العميل، وبعدها n8n يقرأ البيانات، يعمل “تصنيف” سريع للطلب، يحسب سعر مبدئي حسب قواعد أنت بتحطها، وبعدها يولّد نص Proposal مرتب، ويحوله لملف PDF، ويحفظه في Google Drive، ويسجل كل حاجة في Google Sheets كأرشيف، وفي الآخر يبعت إشعار لك على Telegram أو Email. كده بدل ما كل مرة تقعد ساعة تكتب عرض، يبقى عندك نظام يطلع عرض محترم في دقائق.
علشان أي مبتدئ يقدر يبني الـ Workflow ده، امشي معايا خطوة خطوة. أول حاجة جهز Google Form أو Typeform (أو Tally) بأسئلة واضحة: اسم العميل، الإيميل، نوع المشروع (Website / E-commerce / Automation / Marketing)، وصف مختصر للاحتياج، الميزانية المتوقعة (اختياري)، وموعد التسليم المطلوب. بعد ما تعمل الفورم، خليه يبعت البيانات لـ Webhook.
افتح n8n واعمل Workflow جديد، وحط في البداية Node اسمها Webhook. خلي الـ Method = POST، وفعّل Test Mode، وبعدها ارجع للفورم وحط رابط الـ Webhook في إعدادات الإرسال. جرب تبعت فورم تجريبي، وروح n8n هتلاقي البيانات وصلتلك في الـ Webhook Node.
الخطوة اللي بعدها إننا ننظم البيانات علشان تبقى جاهزة للاستخدام. أضف Node اسمها Set، وخليها ترتب الحقول الأساسية وتديها أسماء ثابتة زي: client_name، email، project_type، brief، deadline، budget. ده هيوفر عليك لخبطات بعدين.
بعد كده هنعمل تسعير مبدئي بسيط بدون تعقيد. أضف IF Node أو Switch Node بناءً على project_type. مثال: لو project_type = Automation يبقى Base Price = 300$، لو E-commerce يبقى 600$، لو Website يبقى 400$… دي أرقام مثال، أنت بتحط قواعدك. لو عايزها أذكى، أضف سؤال في الفورم عن “عدد التكاملات المطلوبة” أو “عدد الصفحات” وساعتها ممكن تستخدم Code Node تعمل معادلة بسيطة: السعر = Base + (عدد التكاملات × قيمة ثابتة).
بعد ما حددت السعر والخطة، نيجي لأهم جزء: توليد الـ Proposal. أضف OpenAI Node (أو أي AI Node عندك) وخلي الـ Prompt واضح جدًا زي: “اكتب Proposal مختصر واحترافي بناءً على البيانات التالية: اسم العميل، نوع المشروع، وصف الاحتياج، موعد التسليم، السعر المبدئي. اكتب: مقدمة قصيرة، نطاق العمل في نقاط، جدول زمني تقريبي، ما الذي يشمله السعر، الخطوة التالية.” وحط القيم من الـ Set Node داخل البرومبت. خلي الناتج يكون نص مرتب وبسيط، من غير مبالغة ولا وعود كبيرة.
دلوقتي نحتاج نحول النص لملف PDF. أسهل طريقة للمبتدئين: استخدم Google Docs كقالب. اعمل Google Doc Template فيه أماكن فاضية زي {{client_name}} و{{scope}} و{{price}}. في n8n أضف Google Docs Node (Create Document from Template) واملأ المتغيرات بالنص اللي طلع من الـ AI والسعر والبيانات. بعد ما يتعمل المستند، أضف Google Drive Node لتحويله PDF (Export) وتحفظه في فولدر اسمه Proposals.
في نفس الوقت، علشان يكون عندك أرشيف مرتب، أضف Google Sheets Node (Append Row) واكتب فيه: التاريخ، اسم العميل، الإيميل، نوع المشروع، السعر، رابط الـ PDF على Google Drive، وحالة الطلب (New). كده أنت عملت CRM بسيط جدًا من غير ما تستخدم CRM.
آخر خطوة اختيارية لكنها مهمة: إشعار سريع علشان تتابع. أضف Telegram Node أو Email Node يبعت لك رسالة: “New proposal generated for [client_name] – [project_type] – Price: X – Link: …” وبكده أنت أول ما ييجي طلب جديد، الوورك فلو يجهز كل حاجة ويخليك ترد بسرعة بثقة.
ملاحظة مهمة جدًا: ده Proposal مبدئي، مش عقد نهائي، وده بيحميك أنت والعميل. خليك دايمًا كاتب جملة بسيطة في آخر الـ Proposal إن التفاصيل النهائية بتتأكد بعد مكالمة قصيرة أو مراجعة أعمق للمتطلبات.